OFFENTLIG POLITIK FOR BOLIGSØGENDE, BEBOER OG DISSES HUSSTAND, SAMT FRAFLYTTER

 

FREJA EJENDOMSADMINISTRATIN APS

 

 

Indledende bemærkninger

 

 

Udbyderen og ejeren af denne hjemmeside www.freja-udlejning.dk er Freja Ejendomsadministration ApS, Østergade 20, 1.tv., 3600 Frederikssund, cvr.nr. 21 48 49 89.

 

Formål

Hos Freja Ejendomsadministration ApS vil vi løbende behandle forskellige persondata, som behandles elektronisk og systematisk.

Formålet med behandlingen af dine oplysninger er at administrere dit lejeforhold i henhold til gældende regler herom.

 

 

Dataansvar

Freja Ejendomsadministration ApS har indgået databehandleraftaler med de administrerede selskaber, hvorfor Freja Ejendomsadministration ApS  på vegne af de administrerede kunder er databehandler for de oplysninger, der behandles i forbindelse med lejeforholdet. Freja Ejendomsadministration ApS er i medfør heraf ansvarlig for, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med gældende ret.

 

Derfor kan du også som lejer rette henvendelse til Freja Ejendomsadministration ApS hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende i henhold til gældende persondataret. Dette kan ske ved at rette henvendelse via kontaktformularen under kontakt os, på vores hjemmeside.

 

Hos Freja Ejendomsadministration ApS har vi udpeget en databeskyttelsesrådgiver, der har det daglige ansvar for vores behandling af persondata. Du kan rette henvendelse til databeskyttelsesrådgiveren, hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger. Hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende kan du kontakte os via kontaktformularen under kontakt os, på vores hjemmeside.

 

 

Behandling af persondata relateret til udlejning m.v.

 

Oprettelse af sag

I forbindelse med at du skriver dig op som boligsøgende, opretter vi en sag i vores it-system.

Her registrerer vi under et interessentnummer følgende personoplysninger: Fulde navn, fødselsdato, eventuelt cpr-nr., e-mailadresse og adresse.

                                                         

Når du tilbydes at leje en bolig, vil de samme oplysninger, som du angav i forbindelse med opskrivning, stadig være noteret på din sag i vores it-system.

                                                         

I forbindelse med at du lejer bolig, vil følgende oplysninger blive brugt:

Fulde navn, adresse, fødselsdato, cpr-nr., og e-mailadresse. Endvidere vil der blive registreret oplysninger om husstandens størrelse og sammensætning.

Ydermere er der registreret oplysninger om hvorvidt der modtages økonomisk støtte til lejen fra kommunen, eller om du har et kommunalt beboerindskudslån.

 

I tilfældet hvor lejeforholdet er betinget af, at du er under uddannelse, indhenter og behandler vi også oplysninger om din uddannelsesmæssige status.

 

 

Personnummer

Freja Ejendomsadministration ApS beder om samtykke til at behandle dit personnummer, da vi har behov for at kunne identificere dig entydigt, dels grundet det løbende mellemværende mellem os, og dels af praktiske og administrative hensyn. Dit personnummer vil også kunne blive brugt i forbindelse med brug ved digital signatur (NemID).

 

 

Økonomiske forhold

Der er en række situationer, hvor vi behandler oplysninger om dine økonomiske forhold. Dette kan fx være oplysning om, at du har fået støtte til betaling af depositum eller forudbetalt leje, at du er i restance med leje eller anden pligtig pengeydelse eller om forfalden gæld til udlejer/administrator.

 

 

Oplysninger om sygdom og funktionsnedsættelse mv.

Det kan også være nødvendigt, at vi behandler oplysninger om, at du har særlige behov, herunder funktionsnedsættelse, der gør det påkrævet at boligen er indrettet særligt hertil. Sådanne oplysninger kan behandles med henblik på at afklare, om boligen lever op til de nødvendige særlige indretninger.

 

Derudover kan det være sagligt, at vi behandler oplysninger om, at du er syg, hvis du ønsker vi indgår en aftale om fremleje pga. midlertidigt fravær fra boligen i forbindelse med din sygdom.

 

 

Strafbare forhold

I nogle tilfælde er der mulighed for at modtage oplysninger om strafbare forhold, som en beboer har begået inden for eller med virkning i det boligområde, som den pågældende bor i, eller mod en ansat hos udlejer. Politiet må videregive sådanne oplysninger, når dette er nødvendigt som led i en tryghedsskabende indsats.

 

Sådanne oplysninger kan endvidere behandles, hvis lejeaftalen opsiges eller ophæves.

 

 

Vores behandling af oplysningerne

Oplysningerne i systemet kan vi eventuelt sammenkøre med oplysninger om andre beboere, fx for at udarbejde forskellige former for statistikker og opgørelser.

 

Nogle af oplysningerne indarbejder vi i din lejekontrakt. Kontrakten bliver opbevaret på din sag i Freja Ejendomsadministration ApS, og du får udleveret en kopi. Oplysninger bliver gemt elektronisk i vores IT-system.

 

For alle de nævnte personoplysninger gælder, at de behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

 

 

Behandling af persondata i anden sammenhæng

 

 

Husordenssager

Freja Ejendomsadministration ApS er på vegne af de administrerede selskaber forpligtet til at behandle klager fra lejere og i fornødent omfang agere over for de lejere, der bl.a. tilsidesætter god skik og orden. I forbindelse med vores håndtering af klagesager behandler vi en række personoplysninger.

 

For yderligere oplysninger om registrering af oplysninger i forbindelse med administration af lejeforholdet, herunder blandt andet i forbindelse med vaskeri, gas, vand, varme, el, dørkort/nøglelogin, tv-overvågning, tv-kanaler, selskabslokaler, parkering m.v. henvises der til de enkelte ejendomskontorer/driftscentre under det pågældende ejendom.

 

 

Opbevaring, overførsel og videregivelse mv.

 

Opbevaring af data

Oplysningerne om dig opbevares på vores servere, der er placeret inden for Danmarks grænser.

 

Visse oplysninger opbevares ydermere hos andre databehandlere og underdatabehandlere, som ligeså er undergivet gældende persondatalovgivning.

 

 

Videregivelse mv.

Vi behandler alle dine oplysninger fortroligt og videregiver dem ikke til tredjemand, medmindre vi efter lovgivningen har hjemmel hertil. Nedenfor omtales en række ikke udtømmende situationer, hvor der ville kunne ske videregivelse.

 

I de ejendomme hvor man har tv-overvågning, med henblik på at forebygge og opklare kriminalitet, kan videomaterialet videregives til politiet. Retningslinjer for tv-overvågning og behandling af personoplysninger i forbindelse med tv-overvågning findes i ejendommens ordensreglement. Ligesom du på datatilsynets hjemmeside kan finde en vejledning om videoovervågning.

 

Endvidere kan der ske videregivelse af personoplysninger i sager om husordensklager. Oplysninger fra klagesager kan i den forbindelse tilgå klagenævn, ligesom oplysningerne kan tilgå boligretten

 

I visse tilfælde er der en forpligtelse til at videregive personoplysninger til kommunen. Dette gælder fx hvis fogedretten anmodes om at udsætte beboeren fra den lejede bolig grundet betalingsmisligholdelse, således at de sociale myndigheder kan bistå lejeren.

 

Freja Ejendomsadministration ApS offentliggør ikke oplysninger om registrerede personer. Det kan dog ske, at der offentliggøres situationsbilleder, der tages i forbindelse med arrangementer, som udlejer afholder. Sådanne billeder har til formål at vise en bestemt begivenhed eller aktivitet, men det kan ikke udelukkes, at der vil optræde genkendelige billeder af beboere mv. i denne sammenhæng.

 

 

I forbindelse med og efter fraflytning

 

 

Oplysninger om opsigelse og baggrund mv.

I forbindelse med opsigelse af et lejemål registreres relevante oplysninger om baggrunden for opsigelsen og/eller fraflytningen som dokumentation.

 

Lovgivningen giver udlejer en række muligheder for at hæve lejeaftalen, hvis særlige omstændigheder er opfyldt. I sådanne tilfælde kan det være nødvendigt at behandle fortrolige oplysninger om bl.a. økonomiske forhold og strafbare forhold.

 

 

Sletning af data

Persondataloven indeholder ikke specifikke regler om, hvornår personoplysninger skal slettes. Dette skal konkret afgøres af den dataansvarlige eller af databehandleren efter aftale med den dataansvarlige. Ved vurderingen heraf skal der navnlig lægges vægt på, om en fortsat opbevaring tjener et sagligt formål.

 

Af praktiske og administrative hensyn og med henblik på bogføringsloven, hvidvaskloven og forældelsesreglerne opbevarer vi dine oplysninger i op til 5 år, efter dit virke er ophørt.

 

Øvrige oplysninger om dig, som ikke er nødvendige at opbevare for at administrere lejeforholdet, vil blive slettet på det tidspunkt, hvor der ikke længere er noget sagligt behov for fortsat opbevaring, eller hvis lovgivningen i øvrigt pålægger os at slette disse oplysninger på et bestemt tidspunkt.

 

 

Dine rettigheder

 

 

Oplysningspligt

I medfør af persondatalovens regler kan man som registreret påberåbe sig rettigheder, når vi behandler persondata om dig elektronisk. Loven pålægger os visse pligter – som fx at fortælle dig, at vi har indsamlet eller vil indsamle persondata om dig.

 

Hvis vi i særlige tilfælde behandler andre persondata om dig eller foretager en anden form for behandling end den, vi beskriver her, vil vi informere dig særskilt herom

 

 

Indsigt, berigtigelse mv.

Du har også ret til at få at vide, hvilke oplysninger vi behandler om dig, og du har ret til at se oplysningerne. Du har ret til at anmode om, at vi retter eller sletter oplysninger. Og vi har pligt til at tage stilling til din anmodning.

 

I det omfang du har givet dit samtykke til behandling af dine persondata, har du altid mulighed for at tilbagekalde dette. Vi kan dog fortsat behandle de personoplysninger, som ikke baserer sig på dit samtykke.

 

 

Yderligere oplysninger

I det omfang du har spørgsmål til ovenstående eller dine rettigheder i henhold til persondataloven, har du altid mulighed for at kontakte Freja Ejendomsadministration ApS. Du kan læse mere om persondataloven og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside. Datatilsynet er den myndighed, der i sidste ende kan vurdere, om dine persondata behandles lovligt.